Własna drukarka czy outsourcing?

 Co bardziej opłaca się firmie?

Wybór między zakupem własnej drukarki a outsourcingiem usług druku to jedna z decyzji, przed którą staje wiele firm. Koszty eksploatacji drukarek, zakup tuszów i tonerów, serwis urządzeń oraz zarządzanie wydrukami mogą znacząco wpływać na budżet przedsiębiorstwa. Czy lepiej zainwestować we własny sprzęt, czy postawić na usługę zewnętrzną? Sprawdź, jakie są zalety i wady obu rozwiązań oraz które z nich będzie bardziej opłacalne dla Twojej firmy.

Własna drukarka w firmie

Inwestycja w firmową drukarkę lub sprzęt wielofunkcyjny daje przedsiębiorstwu pełną kontrolę nad procesem drukowania. Dokumenty można drukować w dowolnym momencie, bez konieczności korzystania z usług zewnętrznej firmy. To rozwiązanie szczególnie popularne w małych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie liczba wydruków jest stosunkowo przewidywalna.

Własna drukarka pozwala również samodzielnie wybierać materiały eksploatacyjne, takie jak tusze do drukarek czy tonery. Dzięki temu firma może dopasować koszty do swoich potrzeb i zdecydować się na oryginalne lub alternatywne materiały eksploatacyjne.

Zalety zakupu własnej drukarki

Do najważniejszych korzyści związanych z drukarką do własnej dyspozycji należy natychmiastowy dostęp do wydruków, pełna kontrola nad dokumentami, większe bezpieczeństwo danych (w tym danych wrażliwych i poufnych), możliwość wyboru oryginalnych lub zamiennych tuszów i tonerów i brak opłat abonamentowych.

Wady firmowej drukarki

Firmowy sprzęt drukujący wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami. Przedsiębiorstwo musi samodzielnie kupować materiały eksploatacyjne, dbać o serwis urządzeń oraz reagować na awarie. W przypadku intensywnego użytkowania koszty eksploatacji drukarek mogą być znacznie wyższe, niż początkowo zakładano. Warto również pamiętać o samym czasie poświęconym na zarządzanie urządzeniami, zamawianie tuszów oraz monitorowanie stanu materiałów eksploatacyjnych.

Na czym polega outsourcing druku?

Outsourcing druku to usługa polegająca na przekazaniu obsługi drukowania zewnętrznemu dostawcy. W praktyce firma otrzymuje drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne, a dostawca odpowiedzialny jest za serwis, dostarczanie tuszów i tonerów oraz monitorowanie pracy urządzeń.

Najczęściej firma płaci stałą miesięczną opłatę lub rozlicza się za liczbę wydrukowanych stron. Dzięki temu koszty są przewidywalne i łatwiejsze do kontrolowania.

Jakie są zalety outsourcingu drukarek?

Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing druku ze względu na liczne korzyści finansowe i organizacyjne, takie jak:

• niższe koszty eksploatacji, czyli możliwość ograniczenia kosztów drukowania. Dostawcy usług najczęściej dysponują nowoczesnymi urządzeniami oraz korzystnymi warunkami zakupu materiałów eksploatacyjnych, co przekłada się na niższy koszt wydruku jednej strony.
• brak kosztu serwisu - w przypadku awarii urządzenia, to dostawca usługi odpowiada za naprawę drukarki.
• stały dostęp do tuszów i tonerów - dostawca kontroluje poziom materiałów eksploatacyjnych i automatycznie dostarczają nowe tusze lub tonery przed ich wyczerpaniem, dzięki temu unikniemy przestojów w pracy.
• kontrola wydruków, firma outsourcingowa zapewnia również oprogramowanie do zarządzania drukiem, co przekłada się na zoptymalizowane wykorzystywanie urządzeń.

Którą opcję wybrać?

Inwestycja we własną drukarkę może być korzystnym rozwiązaniem dla małych firm, które drukują niewielką liczbę dokumentów i nie chcą wiązać się długoterminową umową. W takim przypadku koszty eksploatacji są zwykle łatwe do przewidzenia, a inwestycja w urządzenie szybko się zwraca. Warto jednak pamiętać o regularnym serwisowaniu sprzętu oraz wyborze wydajnych tuszów i tonerów, które pozwolą ograniczyć koszty drukowania.

Usługa outsourcingowa sprawdza się przede wszystkim w średnich i dużych przedsiębiorstwach, gdzie każdego miesiąca drukowane są setki lub tysiące stron. Duża liczba urządzeń, częste wymiany materiałów eksploatacyjnych oraz konieczność monitorowania wydruków sprawiają, że wsparcie zewnętrznego partnera może znacząco obniżyć koszty i odciążyć pracowników.

Nie istnieje jedno rozwiązanie idealne dla każdej firmy. Własna drukarka zapewnia pełną kontrolę nad wydrukami i materiałami eksploatacyjnymi, natomiast outsourcing druku pozwala ograniczyć koszty serwisu, zarządzania urządzeniami oraz zakupu tuszów i tonerów. Przed podjęciem decyzji przeanalizuj liczbę wydruków, koszty eksploatacji drukarek oraz potrzeby Twojej firmy. Dzięki temu łatwiej wybierzesz rozwiązanie, które pozytywnie przełoży się na oszczędności i komfort pracy.

.............

Więcej na: mar-ton.pl